Enterprise-Resource-Planning (ERP) wird für den Mittelstand immer interessanter. Ohne ERP keine Digitalisierung. Es vergeht viel Zeit, bis die Technik fehlerfrei läuft und Kinderkrankheiten ausgemerzt sind. Auch wenn die Kommunikation aller Module konfliktfrei läuft, bleibt eine Schwachstelle: der Mensch. Wenn ERP-Software nicht benutzerfreundlich angelegt ist, sind Rückschläge vorprogrammiert.
Was ist benutzerfreundlich?
Die Nutzung eines Produkts gleich welcher Art, muss auf den Anwender zugeschnitten sein, wenn es sich am Markt
durchsetzen soll. Das gilt auch bei Software und das schon seit sehr langer Zeit. Der intuitiv bedienbare Desktop ist eines der ältesten Beispiele auf dem IT-Sektor. Mit wenigen Klicks kommt der Nutzer zum Ergebnis, was das enorme
Anwachsen beim Verbreitungsgrad des PCs stark begünstigte. Diese Erfahrung kann als Vorbild dienen für die Implementierung von ERP-Software im Bezug auf Akzeptanz und Durchsetzung.
Probleme
ERP-Systeme fassen komplexe Prozesse im Unternehmen in einer Software zusammen. Trotz Schulung fällt es den
Mitarbeitern schwer, in der Fülle der Optionen auf kurzem Wege zum Ziel zu kommen. Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung entscheidet häufig über den Erfolg. Je anspruchsvoller die Bedienung von Tools, desto größer die Zahl der
möglichen Fehlerquellen. Als typische Hürden sehen wir in der Praxis immer wieder:
- anspruchsvolle Software ohne Möglichkeit der Individualisierung
- fehlende oder nicht erkennbare Routinen und undurchsichtige Arbeitsabläufe
- fehlende Hilfe
- fehlender Zugriff auf Daten
Je nach Unternehmen und Aufgaben kommen weitere Punkte hinzu und es entstehen neue Probleme. So sparen
Unternehmen zum Beispiel Kosten, wenn die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Kollegenkreis auch ohne Lehrgang gelingt. Das erfordert eine einfache Struktur der Software.
Lösungen
Häufig sind es die Beschäftigten, die am besten Wissen, was an ihrem Arbeitsplatz erforderlich ist und was
verzichtbar. Sie bilden die Basis für eine erfolgreiche Anwendung des ERP-Systems an dieser wichtigen Schnittstelle. Von diesem Wissen kann die Entwicklung benutzerfreundlicher Anwendungen nur
profitieren. Häufiger heißt die Lösung nicht, etwas hinzuzufügen. Die Kunst besteht auch im Weglassen!
Weniger ist mehr
Sieht sich ein Mitarbeiter zu vielen Optionen gegenüber, führt das zur Unsicherheit. Statt zum Beginn eines Prozesses bereits alle Auswahlmöglichkeiten anzubieten,
vereinfacht sich die Bedienung durch die Anzeige der richtigen. Richtig sind immer diejenigen, die an diesem Prozessschritt erforderlich sind. Kommen später weitere Kriterien hinzu, erscheint die
anfangs „fehlende“ Option.
Routine vermeidet Fehler
Mit ERP-Software existieren oft viele Wege, um zum Ziel zu gelangen. Vielleicht stellt sich einer davon als Best
Practice heraus. Das kann unternehmensweit oder individuell gültig sein. Für mehr Effizienz sollte die Personalisierung von Arbeitsabläufen in einem benutzerspezifisch angelegten Profil möglich sein. Idealerweise ist dieses übertragbar
einen anderen Desktop.
Wegweiser durch das System
Selten genutzte Module stellen den Anwender vor eine Hürde. Wenn eine intuitiv auffindbare Hilfe fehlt, hangelt
er sich mühselig durch den Prozess, wenn es überhaupt gelingt. Stattdessen kann das benutzerfreundliche ERP Schritt für Schritt durch den Vorgang führen und optional
eine Fehlerkorrektur anbieten.
Daten finden
Um Projekte zu beurteilen, die sich über einen langen Zeitraum hinziehen, muss jederzeit Zugriff auf alle
notwendigen Daten bestehen. Da es in dieser Zeitspanne durchaus zum Mitarbeiterwechsel kommen kann, droht der Verlust von firmeninternem Wissen. Eine einfache Suchfunktion leistet Abhilfe und führt gleichzeitig zu mehr Transparenz.
Aussichten
Trends weisen durchaus in Richtung Cloud-ERP. Das kommt dem Wunsch nach Mobilität und Vernetzung sehr entgegen.
Tablet und Smartphone heißen dann die Arbeitsgeräte. Soll die Eingabe von Daten auf diesen vergleichsweise kleinen Displays mühelos erfolgen, sind Anpassungen der Oberfläche erforderlich.
Lösungen sind schon heute zu sehen, wenn Webseiten am Desktop und am Smartphone eine gleich gute Usability aufweisen. Auch Spielehersteller wissen, wie wichtig Benutzerfreundlichkeit ist. Wer
einen Blick über den Tellerrand wagt, findet zahlreiche Anregungen, die idealerweise schon vor dem Rollout Beachtung finden.
