Abhängig von Branche, Mitarbeiterzahl und Unternehmensbudget setzen Firmen unterschiedliche Systeme zur Organisierung der täglichen Arbeitsabläufe ein. Im Zuge der Digitalisierung nutzen vor allem große Unternehmen ERP & CRM mittlerweile standardmäßig. Beide Verwaltungssysteme sorgen für mehr Transparenz, dokumentieren innerbetriebliche Abläufe und strukturieren den Workflow. Dennoch sind sie unterschiedlich, ergänzen sich aber hervorragend. Ersetzen können sie sich gegenseitig jedoch nicht. Deshalb bietet es sich an, sie gemeinsam zu verwenden. Auch für den Mittelstand und kleinere Unternehmen bringt es Vorteile, ERP- und CRM-Systeme miteinander zu verknüpfen.
Was sind die Unterschiede zwischen ERP und CRM?
Der Hauptunterschied beider Systeme liegt darin, dass sie für unterschiedliche Unternehmensbereiche eingesetzt werden. Während ERP-Software sein Hauptaugenmerk auf die Ressourcenplanung legt, ist CRM-Software ideal für das Kundenmanagement. Sie unterstützt Marketing, Vertrieb und Service, indem sie weichen Faktoren wie Kooperation, Verantwortungsbereitschaft, Engagement oder Kommunikation erfasst, was mit einem ERP-System nicht möglich ist. CRM legt den Fokus auf den Arbeitsalltag mit Kunden und Kundenkommunikation, bietet Übersicht über die Kundenbeziehungen und den Austausch. ERP-Systeme dienen den Prozessen hinter den Kundenbeziehungen und koordinieren Abläufe. Sie unterstützen sowohl die Produktentwicklung als auch deren Umsetzung.
Insellösungen sind kontraproduktiv
ERP wird im Back-Office genutzt, um Controlling, Materialwirtschaft, Rechnungs- und Personalwesen effizienter zu machen. Erst das CRM vernetzt diese Informationen mit kundennahen Bereichen, bündelt sie, stellt sie zentral zur Verfügung und macht sie damit durchgängig. Gemeinsam sorgen ERP und CRM für mehr Effizienz, weil Prozesse optimiert werden können. In der Praxis sind beide Systeme notwendig, allerdings ist es wenig sinnvoll, ERP und CRM parallel zu verwenden. Dies würde lediglich zu doppelten Datensätzen führen, die außerdem gepflegt werden müssen. Problematisch ist nicht nur die doppelte Datenhaltung, viele Stammdaten müssen zusätzlich vom CRM ins ERP übertragen werden. Das geschieht in zahlreichen Betrieben per Hand, ist also ein erheblicher bürokratischer Aufwand und erhöht die Fehleranfälligkeit signifikant.
Die Verknüpfung von CRM und ERP bringt Wettbewerbsvorteile
Ein CRM in ERP-Software zu integrieren, führt zu mehr Datenqualität und einer Vereinfachung interner Abläufe. Redundanz wird vermieden. Dank größerer Effizienz erhöht sich auch die Kundenzufriedenheit. Sind im ERP Stammdaten hinterlegt, lassen sie sich leicht mit dem CRM synchronisieren. Anwender der einen Lösung können sich problemlos mit Daten der anderen versorgen, zugleich macht ein einheitliches Datenmodel die Kontrolle leichter. Daten aus dem CRM kann der Vertrieb etwa zur Erstellung von Angeboten nutzen, Aufträge aus dem CRM können ohne bürokratische Hürden an die Logistik weitergegeben werden. Eine ERP-Lösung mit integriertem CRM macht es auch leichter, zielgerichtetes Marketing zu betreiben und sich damit Wettbewerbsvorteile zu sichern. Die gemeinsame Nutzung beider Systeme ist über eine Schnittstelle möglich. Doppelte Datensätze gehören der Vergangenheit an, Prozesse werden beschleunigt und Kundeninformationen zentral an einer Stelle abgebildet. Ein integriertes CRM-ERP-System löst Bauchentscheidungen durch belastbare Daten ab, die künftig für Big Data relevant sein werden. Wer ein solches integriertes System nutzt, agiert wirtschaftlich und zukunftsorientiert.