Smarte und maßgeschneiderte ERP-Systeme sind aus den IT-Landschaften vieler Unternehmen heutzutage kaum noch wegzudenken. Dabei bilden diese intelligenten Systeme oftmals das Herzstück des Unternehmens und erleichtern Mitarbeitern sowie Kunden den Arbeitsalltag. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung gewinnt die mobile Verfügbarkeit von ERP-Systemen immer mehr an Bedeutung. Eine dauerhafte Vernetzung und die Bereitstellung aktueller Daten, die ortsunabhängig von jedem Mitarbeiter abgerufen und bearbeitet werden können, ist dabei keine ferne Zukunftsmusik, sondern oftmals schon Realität. Doch welche konkreten Vorteile bringen mobile Lösungen, was sind die Voraussetzungen, die es bei der Implementierung zu beachten gilt und welche Herausforderungen kommen auf Unternehmen zu, die mobile Lösungen in ihrem Unternehmen umsetzen möchten?
Vorteile mobiler Lösungen innerhalb von ERP-Systemen
Funktionen, die von einem ERP System zur Verfügung gestellt werden, haben prinzipiell immer einen sehr hohen Nutzen für das Unternehmen, welches das System einsetzt. Mobile Lösungen innerhalb von ERP-Systemen können diesen Nutzen erhöhen und darüber hinaus auch Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen mit sich bringen. Diese Vorteile sind dabei nicht nur für Konzerne, sondern auch für den Mittelstand von großem Interesse. So ermöglichen es mobile Anwendungen, dass Mitarbeiter dank intelligenter Apps am Smartphone oder Tablet ortsunabhängig Arbeiten und in Echtzeit kommunizieren können. Dabei werden die Daten zentral in der Cloud gespeichert, wodurch wiederum das Risiko des Datenverlusts, welches beispielsweise durch fehlerhafte Hardware oder unzureichende Back-ups entstehen kann, deutlich verringert wird. Zudem führen mobile Anwendungen auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit, da der Außendienstmitarbeiter neue Kundenaufträge oder notwendige Bestellungen für Reparaturen direkt vor Ort vornehmen kann. Dank der verbesserten Antwortzeiten auf Kundenanfragen und Probleme und der gesteigerten Flexibilität und Agilität entsteht so ein echter Mehrwert für den Kunden und für den Mitarbeiter, der sich wiederum in einer erhöhten Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit widerspiegelt.
Welche Möglichkeiten bieten mobile Lösungen?
Mobile Lösungen können in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt werden, wobei sich besonders für Techniker im Außendienst und für Mitarbeiter, die häufig auf Geschäftsreise sind oder das Homeoffice nutzen, eine ganze Reihe von Anwendungsbereichen ergeben. Dabei zielen mobile Lösungen darauf auf, dass der Informationsaustausch über einheitliche Schnittstellen und einen einzigen Touchpoint erfolgt, wodurch Inkonsistenzen und Redundanzen verhindert werden können.
Mobile Lösungen im Außendienst
Besonders Außendienstmitarbeiter profitieren von neuen und modernen mobilen Lösungen. So haben die Mitarbeiter nicht nur jederzeit Zugriff auf sämtliche Informationen über alle Produkte, sondern auch auf das interne Ticketsystem und die gesamte Kundenhistorie. Die abgerufenen Daten können bei Bedarf jederzeit Vorort angepasst und aktualisiert werden, was wiederum zu einer verbesserten Datenqualität führt. Das ermöglicht die Erstellung individueller Kostenvoranschlägen direkt Vorort, ohne zusätzlich einen Innendienstmitarbeiter mit dieser Aufgabe beauftragen zu müssen.
Informationsvorsprung dank mobiler Anbindung
Eine mobile Anbindung kann viel mehr, als lediglich Datenzugriff zur Verfügung zu stellen. So können notwendige Ersatzteile bei Reparaturaufträgen beispielsweise direkt mit dem Lager abgeglichen und bei Bedarf bestellt werden. Zudem ermöglichen viele Apps auch die Erfassung von Feedback, Serviceberichten oder Fahrtenbüchern. Die daraus entstehenden zeitlichen Vorteile haben eine positive Auswirkung auf die Auftragsbearbeitung, Rechnungslegung und das Retourenmanagement, wobei auch Prozessoptimierungen und die Erschließung neuer Geschäftsfelder möglich werden.
Welche Herausforderungen bringen mobile Lösungen?
Die größten Herausforderungen im Bereich von mobilen Lösungen sind die Datensicherheit sowie die Schaffung einheitlicher Schnittstellen. Die übertragenen Daten müssen sicher und verschlüsselt übertragen werden, wobei zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise Zutrittslösungen mittels PIN-Codes, immer populärer werden. Neben dem technischen Sicherheitskonzept muss es ferner zu einer Prozessdefinition kommen, in der geregelt wird, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten haben. Zudem dürfen der Aufwand für die Erstellung, Weiterentwicklung und Wartung der notwendigen Apps und die damit einhergehenden Kosten nicht unterschätzt werden, wobei sich die Kosten aufgrund der Langlebigkeit von ERP Systemen, mit einer durchdachten Planung, gemeinhin relativ schnell amortisieren.
Fazit
Mobile Lösungen innerhalb von ERP-Systemen sind schon lange kein Nischenthema mehr und immer mehr Unternehmen versuchen, mobile Lösungen in ihre ERP-Systeme zu integrieren. Umfassend und wohlüberlegt umgesetzt kann mithilfe einer smarten Anbindung von Apps so nicht nur die Kommunikation und Produktivität verbessert, sondern auch die Kundenzufriedenheit gesteigert werden, wodurch sich langfristig ganz neue Geschäftsfelder erschließen lassen.