Die Anforderungen an ERP Systeme sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Für moderne ERP Systeme gehört es längst zum Standard, dass beispielsweise auch der Vertrieb jederzeit Zugriff auf die Daten hat. Zulieferbetriebe von Großkonzernen gewähren teilweise sogar ihren Kunden Zugriff auf Daten zu verfügbaren Produktionskapazitäten. Jede ERP-Einführung und jedes ERP-Projekt wird damit zum Großprojekt, in das nahezu alle Unternehmensbereiche involviert sind. Die Kosten für die ERP Software selbst tragen daher meist nur wenig zu den Gesamtkosten des Projekts bei.
On-Premise oder Cloud?
Ganz gleich, ob sich Unternehmen für eine On-Premise Lösung oder eine SaaS Lösung entscheiden, in beiden Fällen verursacht ERP auch langfristige Kosten. SaaS weist diesbezüglich den Vorteil auf, dass die Kosten für den reinen Betrieb des ERP Systems relativ leicht kalkulierbar sind. Für eine On-Premise Lösung fallen hingegen neben den Lizenzgebühren beispielsweise Personalkosten, Wartungskosten, Hardwarekosten für die Server und – abhängig vom Lizenzmodell des Anbieters – Kosten für Sicherheits- und Funktionsupdates an. Für den Mittelstand sind insbesondere die langfristigen Personalkosten einer internen Lösung schwer zu kalkulieren, weil Systemspezialisten für den Betrieb solcher Systeme nicht leicht zu rekrutieren sind. Die Hard- und Softwarekosten hingegen sind gut kalkulierbar, wenn sich Unternehmen für ein Leasing Modell entscheiden.
Anpassung der ERP Software
Die Einführung eines neuen ERP Systems erfordert eine individuelle Anpassung der Software, die ebenfalls mit erheblichen Kosten verbunden sein kann. In jedem Fall wird eine Datenmigration erforderlich sein, um den aktuellen Datenbestand weiter nutzen zu können. Des Weiteren muss geprüft werden, ob eigene Schnittstellen programmiert werden müssen. Wenn im Unternehmen nur weit verbreitete Standardsoftware eingesetzt wird, verfügt das ERP System wahrscheinlich bereits über die erforderlichen Schnittstellen für den Datenaustausch. Deutlich aufwändiger wird die Einbindung des ERP-Systems in die IT-Landschaft, wenn auch proprietäre Software eingesetzt wird, für die eigene Schnittstellen entwickelt werden müssen.
Schulung der Anwender
Die Kosten für die Schulung der Anwender und gegebenenfalls der Systemadministratoren schlagen ebenfalls mit erheblichen Beträgen zu Buche. Nicht nur die Kosten der Kurse sind hier zu berücksichtigen, sondern auch die Ausfallzeiten der Kursteilnehmer. Auch hier sollten die Folgekosten nicht außer Acht gelassen werden. Nur wenige ERP-Lösungen sind so weit verbreitet, dass fundierte Kenntnisse der Software bei Neueinstellungen vorausgesetzt werden dürfen.
Kein ERP-Projekt ohne Beratung
Moderne ERP Systeme sind zu komplex, um als Neueinsteiger den gesamten Funktionsumfang überblicken zu können. Um den vollen Leistungsumfang der Software nutzen zu können, sind sowohl detaillierte Systemkenntnisse als auch genaue Kenntnisse der Geschäftsprozesse erforderlich. Üblicherweise werden ERP-Projekte daher von Arbeitsgruppen geplant, die aus internen Mitarbeitern und externen Systemspezialisten bestehen. An diesen Kosten zu sparen, ist wenig empfehlenswert. Spektakuläre Fehlschläge, bei denen durch eine unzureichend geplante Einführen eines neuen ERP-Systems der Betrieb stillsteht, sind dabei eher selten. Viel häufiger besteht das Problem darin, dass die Möglichkeiten der Software nur zum geringen Teil genutzt werden und dadurch erhebliche versteckte Folgekosten entstehen.
Alle Kostenarten berücksichtigen
Bei einem ERP-Projekt ist es also wichtig, in der Kalkulation alle Kostenarten zu berücksichtigen:
• Hardwarekosten
• Lizenzgebühren
• Personalkosten
• Schulungskosten
• Beratungskosten
• Kosten der individuellen Softwareanpassung