Die Dokumentenverwaltung ist bei KMU-Unternehmen eine Tätigkeit, die nicht selten noch stiefmütterlich behandelt wird. Aber sie ist wichtig und mit der Effizienz und dem Erfolg eines Unternehmens nachweisbar verknüpft. Ein gutes Dokumentenmanagement kann beispielsweise mithilfe eines professionellen und passgenau ausgewählten ERP-Systems umgesetzt werden. Hier haben wir für Sie das Wichtigste zu diesem Thema zusammengestellt.
Pannen pur: Die Problematik einer unsauberen Dokumentenverwaltung
Die Datenvielfalt in einem modernen Unternehmen ist riesig. Auch im mittelständischen Unternehmen werden in Einkauf und Lagerhaltung, Wareneinsatz und Produktion, Buchhaltung und Kostenrechnung, Vertrieb und Werbung unzählige Daten und Dokumente produziert. Ohne die Digitalisierung lässt sich die Datenflut nicht mehr lückenlos bearbeiten. Wenn kein strukturiertes Dokumentenmanagement vorhanden ist, kommt es zu Pannen: Die Produktion stagniert, weil die erforderlichen Bauteile im Lager nicht vorhanden sind oder entdeckt werden. Die Kundenanfrage wird vergessen, weil der Sachbearbeiter in Urlaub ist und die Vertretung keinen Zugriff auf die relevanten Dokumente hat. Nur zwei Beispiele, die demonstrieren, wie ein unprofessionelles Dokumentenmanagement Produktivität und Kundenbindung und somit den Unternehmenserfolg negativ beeinflussen können.
Was ist wichtig für ein gutes Dokumentenmanagement?
Ein modernes Dokumentenmanagement punktet mit einer nachvollziehbaren Struktur. Es ist leicht zu bedienen und erfordert keinen hohen Einarbeitungsaufwand. Es ist passgenau auf das jeweilige Unternehmen und dessen spezifisches Anforderungsprofil zugeschnitten. Der Dokumentenzugriff kann individuell geregelt werden, sodass Abteilungen effizient miteinander vernetzt und eine konstruktive Teamarbeit möglich ist. Zudem ist ein optimales Dokumentenmanagement optimal skalierbar, das heißt, es kann an veränderte Anforderungen des Unternehmens unkompliziert angepasst werden.
Welche Vorteile bietet hier ein ERP-System?
Der Vorteil des ERP-Systems ist bereits im Namen verankert: ERP - Enterprise Ressource Planning - bedeutet, dass die Ressourcen Ihres Unternehmens so geplant und eingesetzt werden, dass dies mit optimaler Effizienz verwirklicht wird. Das gilt für Personal, Material, Kapital und alle anderen Elemente, die für Ihre Unternehmensstruktur wichtig sind. Auch die IT und die Kommunikation sind in das ERP-System fest eingebunden. Das bedeutet, dass Arbeitsabläufe professionell, sicher und ökonomisch gestaltete werden können, Fehlerquellen erfreulich zu reduzieren sind und sogar die Datenkapazität verringert werden kann, da der zentrale Dokumentenzugriff eine doppelte oder dreifache Datenspeicherung in den einzelnen Abteilungen unnötig macht. Zu all dem kommt eine intelligente Auswertung der Daten, die Verbesserungspotenziale und Handlungsbedarf durch ein individuelles Reporting möglich macht.
Wie kann der Mittelstand von ERP profitieren?
In einem mittelständischen Unternehmen ist es wichtig, dass eine volle Konzentration auf die Kernkompetenzen und die Kundenbetreuung erfolgen kann. Dies macht konkurrenzfähig und attraktiv - ERP kann sich also als echter Wettbewerbsvorsprung erweisen. Auch im Personalbereich ist dies eine wertvolle Unterstützung. Wenn beispielsweise der Außendienst im Kundengespräch Lagerbestände über das Dokumentenmanagement abfragen kann, wird der Innendienst entlastet und der Kunde wird die zügige Auskunft ohnehin schätzen. Zudem ist es sinnvoll, wenn die Kundenkontakte zentral gespeichert sind, sodass jederzeit ein kompetenter Ansprechpartner geboten werden kann.
ERP? Ja - aber passend!
ERP-Systeme gibt es wie Sand am Meer. Die Herausforderung ist es, das richtige ERP-System auszuwählen und für das eigene Unternehmen bedarfsgerecht zu konfigurieren. Die MKS Software Management AG kann Ihnen in diesem Zusammenhang wertvolle Unterstützung anbieten. Telefonieren wir doch einfach!