Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sind darauf angewiesen, eine effiziente sowie leistungsfähige aber dennoch preislich attraktive ERP-Software zu besitzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aspekte hierbei eine Rolle spielen. Am Ende des Textes wartet eine Checkliste zum Thema Prozessoptimierung auf Sie, welche Sie für Ihre interne Arbeit verwenden können.
In der Gründungsphase geht es bei Start-Ups und kleinen Unternehmen zuerst einmal vor allem um das reine Geschäft. Hier zählt Umsatz, Erlös und die Stabilisierung des Verkaufs. Meist beginnen Unternehmen hier mit klassischer Office-Software, um Ihre Bestellungen und Ihr Business zu steuern. Wächst mein Unternehmen über diese Anfangsphase hinaus, gelange ich so jedoch schnell an meine Grenzen, denn Wachstum erfordert es auch, mir entsprechende Gedanken über die Prozessoptimierung in meinem Unternehmen zu machen.
Plötzlich spielen in der Wachstumsphase bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), Fragen eine Rolle, die vorher noch nicht so wichtig waren. An diesem Punkt muss ich mich damit beschäftigen, wie ich die Übersicht über meine Prozesse und den Stand meines Geschäfts behalte. Wächst mein Unternehmen, ist es an der Zeit, über den Einsatz eines ERP-Systems (ERP steht für Enterprise Ressource Planning) nachzudenken. Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist es für mich von enormer Wichtigkeit, meine Prozesse im Unternehmen transparent zu gestalten und einen durchgängigen Daten- und Informationsfluss zwischen alle Bereichen oder Abteilungen und zwischen allen Mitarbeitern zu gewährleisten.
Ich benötige einen klaren Überblick über meine Finanzen. Dabei hilft mir nicht nur die nachträgliche Auswertung, sondern ich bin schon in der Pflicht, meine Finanzdaten, meine Außenstände und Kontoinformationen jederzeit sofort abrufen zu können.
Arbeite ich mit Lieferanten, benötige ich jederzeit einen Überblick über Lieferungen und Lagerbestände. Vielleicht möchte ich sogar Daten mit meinen Lieferanten über Schnittstellen zur Lieferantenanbindung abgleichen. Das spart mir Zeit und Ressourcen, denn ich habe die volle Transparenz über meine Bestände.
Auch die Verwaltung meiner Kundendaten, zum Beispiel für den Verkauf, den Vertrieb oder die Kundenbetreuung, spielt eine wichtige Rolle. Vielleicht möchte ich sogar meinen Kunden die Möglichkeit geben, Daten über ein Webportal selbst zu pflegen oder beispielsweise Bewertungen für meinen Online-Shop oder ähnliches über ein Kundenportal vorzunehmen. Alle diese Daten und Informationen können in meinem ERP-System gesammelt und ausgewertet werden.
Arbeite ich in meinem Unternehmen mit Dritt-Software oder will ich meine Daten mit einem externen Partner, dem Steuerbüro oder einem Shopsystem abgleichen, sind natürlich entsprechende standardisierte Schnittstellen von großer Wichtigkeit, um einen ungehinderten und korrekten Datenaustausch, sowohl beim Import wie auch bei Export der Daten, zu gewährleisten.
Und natürlich muss ich jederzeit und von überall Zugriff auf mein Unternehmen haben. Die Mobilität eines modernen ERP-Systems spielt also auch eine große Rolle bei meinen Überlegungen. Gerade, wenn ich viel unterwegs bin, möchte ich Zugriff auf die Daten nicht erst verzögert haben. Mit der entsprechenden Mobilität kann ich oder mein Vertrieb sogar Bestellungen bei Kunden vor Ort erfassen.
Für die Auswertung und Analyse aller meiner Daten hilft mir die Business Intelligence, die es mir ermöglicht, tief in mein Unternehmen hineinzuschauen, Geschäftsvorgänge, Waren- und Finanzströme zu analysieren und daraus die richtigen Entschlüsse für mein Unternehmen zu ziehen. So brauche ich Entscheidungen nicht mehr auf Grundlage meines Bauchgefühls zu treffen, sondern kann mich dabei immer auf fundierte Daten beziehen. Auch auf die Frage danach, wie es meinem Unternehmen gerade geht, kann ich schnell und präzise eine Antwort geben.
Mit all diesen Punkten schaffe die Basis dafür, dass ich mich auf mein Geschäft konzentrieren kann. Die Arbeit im Hintergrund erledigt das ERP-System für mich. Mit Hilfe eines geeigneten ERP-Systems habe ich also alle Prozesse meines Unternehmens im Griff und im Überblick und kann mich ganz auf die weitere strategische Entwicklung meiner Firma kümmern. Ich habe also den Kopf frei, um das weitere Wachstum und die weitere Expansion meines Unternehmens voranzutreiben.
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